Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche.
L’obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).
Sarà opportuno arrivare preparati, e questa piccola guida può servire ad orientarsi nella complessità (più che altro apparente) delle nuove norme. Innanzi tutto è bene sapere che tutti SW NewS sono già predisposti alla emissione delle FE di Vendita ed alla importazione e contabilizzazione delle FE di Acquisto. Cos’altro c’è da sapere ?
Come si emette una Fattura Elettronica ?
Esattamente come una fattura cartacea. La differenza principale è che il risultato non è un foglio di carta stampata, ma un file di testo che contiene tutti i dati del documento in un formato strutturato chiamato xml. Questo file non sarà inviato direttamente al cliente, ma dovrà transitare per il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Nella Fattura Elettronica si potrà facoltativamente indicare il canale di ricezione del cliente (la PEC oppure un codice di 7 caratteri); se non si indica nulla ci penserà SdI a smistare la Fattura al cliente in base alla Partita Iva. Quindi NON vi affannate a chiedere ai clienti il loro canale di ricezione, perchè non serve a nulla. Per le Amministrazioni Pubbliche il Codice Ufficio è invece obbligatorio e quindi va inserito nei dati fattura.
Come si invia una Fattura Elettronica ?
Una volta compilata la Fattura Elettronica si esporta il file xml, che avrà un nome simile a:
ITvostroidfiscale_XXXXX
dove
vostroidfiscale è il Codice Fiscale (per le ditte individuali) o la Partita Iva (per le Persone Giuridiche) e XXXXX è il Progressivo Invio, cioè una sigla univoca (assegnata dal software ma modificabile) che identifica il file stesso (un nome file corretto è, ad es., IT01282500626_18002.xml). A questo punto avete tre possibilità:
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- inviare il file tramite la vostra Posta Elettronica Certificata al Sistema di Interscambio
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- inviare il file tramite un fornitore di servizi compatibile con i Gestionali NewS
- inviare il file tramite un fornitore di servizi NON compatibile con i Gestionali NewS
Nel primo caso il SW si preoccupa di “confezionare” la mail e di proporre l’invio in base ad alcuni parametri di configurazione.
Nel secondo caso, dopo aver acquistato il pacchetto di servizi e configurato il SW, l’invio avverrà con la semplice pressione di un tasto.
Nel terzo caso dovrete manualmente caricare il file xml sul portale del vostro fornitore di servizi.
La fattura sarà esaminata da SdI e, se priva di errori, inoltrata al Cliente.
Come si riceve la Fattura Elettronica ?
Il primo (ed indispensabile) passaggio è comunicare a SdI come desiderate ricevere la Fattura Elettronica. Anche in questo caso avete tre possibilità:
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- la Posta Elettronica Certificata
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- il canale di ricezione di un fornitore di servizi compatibile con i Gestionali NewS
- il canale di ricezione di un fornitore di servizi NON compatibile con i Gestionali NewS
Nel primo caso tutte le FE vi arriveranno nella PEC in allegato ad un messaggio; basterà salvare il file allegato in una cartella prestabilita e il nostro software la acquisirà e contabilizzerà in automatico.
Nel secondo caso riceverete, caricherete e contabilizzerete le FE di Acquisto alla sola pressione di un tasto.
Nel terzo caso dovrete manualmente scaricare le FE in una cartella prestabilita del vostro PC dal portale del Fornitore di Servizi per l’acquisizione e contabilizzazione.
Come si comunica al Sistema di Interscambio il proprio Canale di Ricezione ?
Questo passaggio è fortemente consigliato e va eseguito prima di cominciare con la gestione della FE. Bisogna accedere al Portale Fatture e Corrispettivi (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/); per entrare ci vogliono le credenziali rilasciate dall’AdE, lo SPID (identità digitale) oppure la il Dispositivo CNS (che coincide con quello della Firma Elettronica). Superato questo passaggio, dalla home del sito, si deve:
scegliere “Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche”
ed indicare la PEC oppure il Codice Destinatario ricevuto dal Fornitore di Servizi
Quale Canale di Ricezione scegliere ?
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- Se il numero di Fatture non è elevato, la PEC può essere una soluzione
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- Se il numero di Fatture è elevato oppure si desidera una maggiore velocità di utilizzo, consigliamo l’acquisizione di un Servizio compatibile con i Gestionali NewS
- E’ comunque possibile usare un Servizio NON compatibile con i Gestionali NewS, con le limitazioni già indicate
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Diffidate dei Servizi di Integrazione con i SW di studio dei Commercialisti (che sicuramente vi proporranno) perchè costosi e mediamente poco efficienti. |
Tutti i Prodotti NewS sono compatibili con i servizi forniti da Aruba (sito web), una soluzione affidabile ed economica. Stiamo in ogni caso lavorando per l’integrazione del nostro Software con altri fornitori di servizi per lasciare ampia possibilità di scelta all’utente.
A questo collegamento:
Guida alla Fattura Elettronica
è possibile scaricare un’ottima Guida alla Fattura Elettronica distribuita dall’Agenzia delle Entrate. Per altre informazioni e chiarimenti contattateci pure a
Buon Lavoro !