In un software gestionale moderno (ERP), l’integrazione tra la registrazione contabile e il documento digitale originale (solitamente in formato PDF) rappresenta il cuore della gestione documentale e della contabilità analitica.

Indice dei Contenuti

L’importanza della gestione Documentale

Questa funzionalità — spesso identificata come gestione documentale integrata — offre vantaggi strategici, operativi e di compliance indispensabili per qualsiasi organizzazione.

1. Efficienza e Abbattimento dei Tempi di Ricerca

Senza l’associazione diretta, la verifica di un movimento contabile richiede di cercare manualmente il documento fisico in archivio o di navigare tra le cartelle del computer/server.

Accesso immediato: Con il PDF allegato, basta un semplice clic sulla riga del movimento contabile (ad esempio in scheda mastro o nel libro giornale) per aprire direttamente la fattura, la ricevuta o la distinta bancaria.
Eliminazione delle ridondanze: Riduce drasticamente il “tempo morto” speso dal personale amministrativo e dai revisori alla ricerca dei pezzi d’appoggio.

2. Tracciabilità e Riconciliazione Semplificata

Ogni registrazione contabile è una rappresentazione sintetica di un fatto aziendale complesso. Il PDF associato contiene tutti i dettagli che non sempre vengono codificati nei campi strutturati del database:

Verifica delle discrepanze: In fase di chiusura bilancio o riconciliazione bancaria, è immediato verificare note a margine, condizioni di pagamento particolari, sconti applicati o dettagli sulle linee di prodotto.
Controllo di gestione: Permette di verificare rapidamente se un costo è stato imputato al corretto centro di costo o cantiere basandosi sulle descrizioni estese presenti nel documento PDF originale.

4. Smaterializzazione e Dematerializzazione dell’Archivio

L’associazione del PDF al movimento è il pilastro del “paperless office”:

Riduzione dello spazio fisico: Non è più necessario mantenere grandi archivi cartacei consultabili quotidianamente (fermo restando gli obblighi di conservazione sostitutiva a norma).
Lavoro agile e da remoto: Il personale amministrativo o la direzione possono accedere a tutti i documenti giustificativi anche lavorando fuori sede o in smart working, mantenendo il pieno controllo sui dati.

5. Conformità e Conservazione Digitale

Nell’era della fatturazione elettronica e della digitalizzazione dei processi:

Vincolo di univocità: Associare un PDF al movimento contabile riduce a zero il rischio di registrare due volte la stessa fattura o di dimenticarne l’imputazione.
Integrazione con la Conservazione Sostitutiva: Il file PDF (o XML/PDF) collegato al movimento contabile garantisce l’immutabilità e la rintracciabilità della prova documentale in caso di accertamenti fiscali.

Ribes e la Gestione Documentale

Acquisizione dei contenuti

In Ribes, l’associazione tra Movimento Contabile e Documento può avvenire in più modalità:

per le Fatture Acquisti e Vendite: il SW associa automaticamente la copia Pdf della Fattura al Movimento Contabile; in caso di necessità il documento può comunque essere sostituito o cancellato con le modalità che descriveremo in seguito
per i Movimenti di Prima Nota: il Documento può essere caricato da un file già presente sul Disco Rigido oppure può essere acquisito da Scanner con una semplice procedura integrata

In generale, nella barra dei pulsanti delle Maschere interessate saranno visibili queste opzioni:

che eseguiranno le azioni (da sinistra a destra):

cancella l’eventuale Documento associato al Movimento Contabile
carica un Pdf da associare al Movimento Contabile da una cartella
acquisisce da Scanner il Documento da associare al Movimento Contabile

Visualizzazione del Documento associato

Se al Movimento Contabile è associato un Documento, nella riga a destra comparirà una icona:

un click sull’icona aprirà il Documento in visualizzazione tramite Sumatra Pdf.

Fatture Acquisto

Per le Fatture Acquisto elettroniche importate da xml, un fac-simile del Documento viene caricato in automatico sul Registro IVA quando si trasferisce la Fattura in Contabilità.

Per visualizzare il Documento fare clic sul’icona rossa. E’ comunque possibile, con i pulsanti in basso, modificare / rimuovere / aggiungere allegati anche per i Documenti non Elettronici.

Fatture di Vendita

Il Documento Pdf viene associato al Documento Contabile quando (e se) si esegue una Anteprima di Stampa nella Gesione delle Vendite:

Per visualizzare il Documento fare clic sul’icona rossa. E’ comunque possibile, con i pulsanti in basso, modificare / rimuovere / aggiungere allegati anche per i Documenti non Elettronici.

Giornale di Contabilità e Prima Nota

Per il Giornale di Contabilità e la Prima Nota valgono le stesse procedure descritte in precedenza:

Schede Contabili Clienti e Fornitori

Anche nelle Schede Contabili Clienti e Fornitori si può operare in modo analogo:

Caricamento di un allegato Pdf

Quando si sceglie di allegare un Documento Pdf con il pulsante in basso, Ribes apre una Finestra di Selezione che permette la specificare il File:

Uso dello Scanner

Per utilizzare uno Scanner collegato al PC è necessario prima eseguire la configurazione (Help -> Configura Scanner). Ribes utilizza il sw open source NAPS2: