Gestione Documentale

Daisy è un software per la gestione documentale informatica, che è l’insieme di processi, strumenti e tecnologie utilizzati per organizzare, archiviare, gestire e recuperare documenti in formato digitale all’interno di un’azienda o organizzazione. L’obiettivo è migliorare l’efficienza operativa e ridurre la dipendenza dai documenti cartacei, ottimizzando il flusso di lavoro, garantendo la sicurezza e l’accessibilità dei dati, e facilitando la conformità alle normative.

Componenti principali della gestione documentale informatica:

1. Digitalizzazione: Conversione di documenti cartacei in formato digitale tramite scanner o fotocamere, trasformando file fisici in dati elettronici più facili da gestire e archiviare.
2. Archiviazione e organizzazione: I documenti digitali vengono memorizzati in database o sistemi di archiviazione specifici, con metadata (parole chiave, categorie, date, etc.) che facilitano il loro ordinamento e recupero.
3. Accessibilità e condivisione: I documenti possono essere facilmente condivisi e visualizzati all’interno di un’organizzazione attraverso piattaforme centralizzate e cloud. Gli utenti autorizzati possono accedere ai file da diversi dispositivi e luoghi, promuovendo la collaborazione.
4. Sicurezza e controllo accessi: È fondamentale garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai documenti sensibili. I sistemi di gestione documentale implementano tecnologie di crittografia e meccanismi di controllo accessi basati su ruoli, proteggendo i dati da accessi non autorizzati e garantendo la conformità con le normative sulla privacy.
5. Organizzazione in Fascicoli, Pratiche, Attività: il raggruppamento dei Documenti permette di associare le informazioni a singole entità (Fascicoli e Pratiche); ogni entità può disporre di un elenco di Compiti assegnati al singolo Operatore con un completo controllo dello stato del Procedimento.
6. Workflow automatizzato: La gestione documentale può includere flussi di lavoro automatizzati per approvazioni, revisioni o notifiche, accelerando i processi aziendali e riducendo gli errori.
7. Conformità normativa: Molte aziende devono rispettare normative legali che riguardano la conservazione e gestione dei documenti (ad esempio, GDPR, ISO 27001). I sistemi di gestione documentale aiutano le aziende a garantire che i loro processi siano in linea con tali requisiti.

Vantaggi della gestione documentale informatica:

• Riduzione dei costi: Diminuisce l’uso di carta e spazio fisico necessario per l’archiviazione.
• Miglioramento dell’efficienza: I documenti possono essere recuperati più rapidamente, semplificando le operazioni quotidiane.
• Accesso sicuro e controllato: Consente un accesso centralizzato e sicuro, riducendo il rischio di perdita o danneggiamento dei documenti.
• Collaborazione potenziata: Favorisce il lavoro di squadra, permettendo la condivisione e la modifica collaborativa in tempo reale dei documenti.
• Scalabilità: I sistemi digitali permettono di gestire un numero crescente di documenti senza dover modificare la struttura fisica di archiviazione.

In sintesi, la gestione documentale informatica è una componente essenziale per qualsiasi azienda che desideri ottimizzare l’efficienza, la sicurezza e la gestione dei propri dati digitali, contribuendo alla trasformazione digitale dell’organizzazione.

Logica di funzionamento

La Gestione di una Attività di qualunque tipo comporta notevoli difficoltà organizzative. Il flusso di informazioni è, infatti particolarmente complesso e la gestione delle Attività e dei Documenti diventa cruciale per la produttività.

Daisy ha lo scopo di rendere semplice, logica e veloce questa gestione intervenendo su tre aree principali:

• le Anagrafiche dei soggetti oggetto delle gestione, con le informazioni essenziali alle successive elaborazioni
• la Gestione dei Fascicoli e delle Pratiche relative alle Anagrafiche, delle relative Attività e dei documenti allegati
• la Gestione del Database documentale

Le tre aree sono strettamente collegate tra loro ed ogni sforzo è stato fatto per evitare la duplicazione di informazioni ed il rallentamento delle elaborazioni anche con archivi particolarmente corposi.

Nel prosieguo indicheremo con la parola Fascicolo (o Pratica) l’unità logica di elaborazione della Gestione. Un Fascicolo è intestato ad una Anagrafica, ha una data di inizio e può avere una data di scadenza. Un Fascicolo può prevedere un numero non limitato di Attività collegate. Ogni Attività può avere una data di scadenza e può essere Aperta (non completata) o Chiusa (completata). Un Fascicolo risulta chiuso quando tutte le Attività collegate risultano chiuse.

Un Fascicolo può avere un numero non limitato di Documenti PdF e Files di qualsiasi tipo allegati, consultabili anche dalla scheda delle Attività.

Le Anagrafiche

… sono appunto i soggetti oggetto dei Fascicoli. Può trattarsi di Titolari di Partita Iva (Società, Ditte Individuali, Professionisti etc.) o anche di semplici Persone Fisiche a cui, ad es., si compila la dichiarazione dei Redditi.

Alle Anagrafiche è possibile associare:

• un Archivio Storico dei Documenti (Dichiarazioni, Inizio Attività, Verbali Assemblea etc.)
• un numero illimitato di Fascicoli / Pratiche ognuno con i suoi Allegati e Attività collegate.

Un esempio di Scheda Anagrafica:

Il Fascicolo / Pratica

Il Fascicolo / Pratica è l’unità logica elaborativa di Daisy. Un esempio:

con le Attività relative:

Ogni Attività ha una data di avvio ed una di scadenza e può essere Aperta o Chiusa.
Gli Allegati in Pdf :

Gli Allegati Pdf possono essere caricati da File in Pdf esistenti oppure acquisiti direttamente da Scanner. L’Allegato viene trasferito nell’Archivio interno dell’Applicazione ed è immediatamente disponibile con un click sull’icona a destra: viene infatti aperto con l’applicazione interna di lettura dei file Pdf e può essere stampato, modificato o inviato via mail.

Ed infine i File allegati:

Anche i File Allegati sono trasferiti nell’Archivio interno dell’Applicazione e sono immediatamente disponibili con un click sull’icona a destra: ogni file viene aperto con l’applicazione corrispondente.

Attività

L’Attività è il livello operativo più analitico di Daisy. Un esempio:

Ogni Attività è associata al relativo Fascicolo / Pratica, ha una data di avvio ed una di scadenza, può essere classificata come Urgente e può essere Chiusa (con relativa Data di Chiusura). Dalla Maschera della singola Attività è comunque possibile accedere ai Pdf ed ai File associati al Fascicolo.

Un Fascicolo risulta Chiuso quando risultano Chiuse tutte le Attività associate.