L’Archivio dei Clienti (o Anagrafica Clienti) è uno dei pilastri centrali di qualsiasi software gestionale (ERP). Non è una semplice rubrica di contatti, ma il punto di snodo centrale in cui convergono i flussi informativi, operativi, contabili e commerciali dell’azienda.
Indice dei Contenuti
I Ruoli Chiave dell’Archivio dei Clienti
Centralizzazione dei Dati
Garantisce che tutte le informazioni relative a un cliente siano raccolte in un unico posto accessibile a diversi reparti (commerciale, amministrazione, logistica).
- Dati identificativi e fiscali: Ragione sociale, Partita IVA, Codice Fiscale, indirizzi di fatturazione e spedizione.
- Fatturazione elettronica: Codice Destinatario (SDI) e PEC, indispensabili per l’invio corretto dei documenti fiscali.
Motore delle Condizioni Commerciali
L’archivio detta le regole con cui il software calcola prezzi, sconti e termini di pagamento durante la creazione dei documenti:
- Listini personalizzati: Associazione automatica del listino prezzi o della griglia sconti riservata al singolo cliente.
- Modalità di pagamento: Inserimento predefinito dei termini (es. Bonifico 30/60 gg, RD, Rimessa Diretta).
- Gestione del Fido: Definizione del limite massimo di credito concedibile per bloccare o segnalare in automatico ordini a rischio.
Storico e Tracciabilità (Business Intelligence & CRM)
Fornisce una visione a 360° sulla relazione con il cliente:
- Estratto conto e Scadenzario: Monitoraggio in tempo reale dei pagamenti effettuati, di quelli in scadenza o dei solleciti pendenti.
- Storico vendite: Tracciamento degli articoli acquistati nel tempo, dei volumi di fatturato e della frequenza d’acquisto.
- Assistenza e comunicazioni: Registrazione di note interne, contratti attivi e ticket di supporto.
Archivio Clienti in Ribes
Scheda Anagrafica
Questo Archivio in Ribes contiene le Schede Anagrafiche dei Clienti. Il Codice di una Scheda Cliente deve rispettare lo schema MM-CC-XXXXX dove XXXXX rappresenta una qualsiasi sequenza di massimo cinque caratteri e MM-CC devono far riferimento ad un Mastro e Conto esistenti. Il Conto (MM-CC) deve essere classificato come Clienti (cioè la Categoria DEVE essere Clienti).
Dalla Scheda è possibile cercare il Cliente per Codice, Denominazione o Partita Iva. E’ inoltre possibile impostare un Filtro Immediato per Gruppo o per Agente. Il Dettaglio dell’Anagrafica prevede le usuali informazioni per un Cliente:
In fase di immissione o modifica Ribes controlla che il numero di Partita Iva sia valido. Non è possibile aggiungere due Schede con la stessa Partita Iva, mentre è consentito lasciare il campo in bianco. Se il Cliente è una Amministrazione pubblica soggetta al “pagamento diviso” (“split payment”) è indispensabile selezionare la casella relativa.
Il controllo dei duplicati della Partita Iva è molto utile per non aggiungere una seconda volta Clienti già esistenti. In caso di dubbio, si consiglia di usare preventivamente la ricerca per Partita Iva e solo dopo aggiungere la nuova scheda.
La Tab Notizie permette di integrare le informazioni per il Cliente; in particolare, se si specifica un indirizzo e-mail, col pulsante accanto al Campo è possibile inviare immediatamente un messaggio di Posta al Cliente. Ad ogni Cliente è possibile associare una o più Destinazioni da utilizzare nell’emissione dei Documenti di Vendita. E’ inoltre possibile creare un Listino personalizzato per il Cliente, ma di questo argomento si parlerà più avanti.
Aggiunta di Clienti tramite Partita IVA
Se durante una ricerca per Partita Iva il Codice non risulta in Archivio, Ribes chiede se si desidera aggiungere la Scheda. In caso affermativo viene generato un Codice Cliente con il mastro ed il conto specificati nella Tab Parametri Contab della Scheda Azienda ed un numero di sottoconto casuale; quindi si apre la Scheda Cliente per completare i dati anagrafici.